进货查验是食品安全法为食品经营者设定的法定义务。实践中，经营者往往将其理解为收取供货者证照复印件的形式性工作；一旦所售食品经抽检不合格，查验材料能否与涉案批次相互对应，即成为监管部门认定责任的关键。

2024年4月，江苏省如皋市某超市购进状元糕40盒，销售金额为232元。该批次糕点经监督抽检，酸价（以脂肪计）项目不符合食品安全国家标准。监管部门对该超市处以一万元罚款，复议机关维持了原处罚决定。

该案罚款数额已是减轻处罚后的结果，与货值相差逾五十倍。食品经营者履行了进货查验等义务、有充分证据证明其不知道所采购的食品不符合食品安全标准，并能如实说明进货来源的，依法可以免予处罚。该超市未能获得免罚，原因在于其提交的材料均无法证明已就涉案批次履行查验义务。

进货查验材料的作用并不限于行政处罚程序。对于清单内部分食品类违法行为，经营者申请首违不罚，需要能够如实说明进货来源；消费者主张十倍惩罚性赔偿的，人民法院判断经营者是否 “明知”，通常将是否尽到进货查验义务作为重要考量因素。

该超市向监管部门提交了三份材料，均存在缺陷。供货者《食品经营许可证》的有效期至2023年5月8日，采购时已过期十一个月；事后补交的《产品合格证》仅载明厂名及“2024年4月10日”，该日期被填入规格栏，产品型号缺失；《送（销）货单》名称栏记载为“4.10 180g 步步高”，单据无批号信息。

三份材料均无法与涉案批次相互对应。许可证已过有效期，表明采购时未核对供货者资质；合格证缺少产品型号，无法证实其属于涉案产品；送货单未记载批号，无法据以追溯涉案批次。复议机关据此认定，该超市无法证实其采购时履行了进货查验义务。

该超市对进货来源的陈述亦前后矛盾。其先称供货者为乙食品厂，后改称甲食品商行，复议机关对其关于进货来源的说明未予采信。

未能适用免罚，该超市即应按照经营不符合食品安全标准的食品承担责任。货值金额不足一万元的，法定罚款起点为五万元。相比之下，针对未履行进货查验义务这一单独违法行为，监管部门仅作出警告。该超市实际承担的罚款，是针对经营不合格食品作出；无法适用免罚，根源在于进货查验材料存在重大瑕疵，且进货来源陈述不稳定，不满足《食品安全法》第一百三十六 条全部法定要件。

（一）履行查验义务可以免予处罚，三项条件须同时满足

《食品安全法》第一百三十六条规定了食品经营者的免罚条件，即履行了进货查验等义务、有充分证据证明其不知道所采购的食品不符合食品安全标准，并能如实说明进货来源。三项条件须同时满足，且均有赖于同一组查验材料加以证明。经营者“不知道”属于主观状态，监管部门只能依据许可证、合格证明文件、进货查验记录及交易单据等客观材料予以推定。查验材料无法与涉案批次相互对应的，查验义务即难以认定为已经履行，经营者“不知道”亦无从证明。

三项条件均成立时，是否免罚仍属监管部门的裁量范围，法律规定的是“可以”免予处罚。免罚的效力仅及于罚款，不符合食品安全标准的食品仍应依法没收，造成人身、财产或者其他损害的，经营者仍应依法承担赔偿责任。该条的适用主体限于食品经营者，食品生产企业采购原料不符合要求的，不能援引该条主张免罚。

经营者免予处罚，并不影响监管部门对上游主体的追究。北京市密云区市场监管部门2026年1月办理的一起案件中，某果蔬店销售的韭菜农药残留超标，监管部门溯源发现，涉案韭菜的上游供货商为辖区内某商贸公司。该商贸公司无法提供进货凭证、承诺达标合格证或其他产品质量合格凭证，亦未建立进货查验记录制度，被给予警告、没收违法所得和罚款。同年6月，北京市丰台区某蔬菜销售商因销售的豇豆未按规定索取留存承诺达标合格证等凭证、未建立进货查验记录制度，被责令改正并给予警告。两案说明：在食用农产品这条线上，查验义务带有独立罚则，未查验与经营不合格可以分别处罚。

（二）首违不罚同样以如实说明进货来源为条件

国家市场监督管理总局于2025年2月发布的首违不罚清单，将多项食品经营违法行为纳入适用范围。经营超过保质期的食品、经营标签不符合国家标准的预包装食品、经营不符合食品安全标准的食用农产品等事项，除要求首次违法、及时改正且未发生食品安全事故外，均要求经营者能够如实说明进货来源。其中，经营超过保质期的食品的，违法货值还应不超过500元，且不适用于餐饮服务环节。

在河北省唐山市曹妃甸区的一起案件中，某电商经营者销售超过保质期的青梅绿茶一瓶，货值101元，违法所得3.5元。监管部门认定其属于首次违法，能够如实说明食品来源并已及时改正，决定不予行政处罚。

首违不罚的适用范围较为有限。如皋案涉及的状元糕属于酸价超标的预包装糕点，不在清单所列事项之内；即便属于清单所列事项，经营者无法如实说明进货来源的，亦不能适用。首违不罚与《食品安全法》第一百三十六条的免予处罚，都把 “如实说明进货来源” 作为核心前提，而能否提供与涉案批次一一对应的进货查验材料，正是该前提能否成立的关键。

消费者购买不符合食品安全标准的食品的，可以向生产者或者经营者要求支付价款十倍或者损失三倍的赔偿金，增加赔偿的金额不足一千元的，为一千元。生产者承担惩罚性赔偿责任不以明知为要件；经营者承担该责任，则以“明知”所售食品不符合食品安全标准为前提。

对于经营者是否“明知”，人民法院通常结合其是否尽到查验义务予以认定。在最高人民法院指导案例23号中，某超市在货架上销售已过保质期的香肠，消费者购买15包，其中14包价值为558.6元的香肠过期，起诉主张十倍赔偿。法院认为，销售者负有保证食品安全的法定义务，应当及时检查待售食品并清理超过保质期的食品，该超市未履行上述义务，可以认定为销售明知是不符合食品安全标准的食品，判决其支付赔偿金5586元。

在最高人民法院2023年11月发布的食品安全惩罚性赔偿典型案例中，消费者先后两次购买白酒，价款合计22097元，经商标权利人鉴定为假冒注册商标的产品。法院认为，经营者不能证明其供货来源合法，亦未尽到进货审查义务，判决其退还货款22097元，并支付十倍惩罚性赔偿金220970元。

两案中，经营者均未能提供证明进货来源及查验过程的材料。由此可见，进货查验材料是经营者在惩罚性赔偿诉讼中的核心抗辩证据。许可证在有效期内、合格证明文件与涉案批次对应、进货查验记录能够追溯至具体供货者的，经营者方具备证明其“不明知”的基础。

对于购买者明知食品不符合食品安全标准仍然购买并索赔的情形，2024年施行的惩罚性赔偿司法解释规定，人民法院应当在合理生活消费需要范围内支持其诉讼请求；生产者或者经营者主张购买者明知的，应当提供证据证明。上述规定限制的是赔偿数额，并不免除经营者的赔偿责任。经营者能否证明其不明知，仍取决于进货查验材料。

经营者承担赔偿责任后，属于生产者责任的，有权向生产者追偿。在追偿程序中，与涉案批次对应的合格证明文件和进货查验记录，又成为证明涉案食品来源于特定生产企业的关键证据。

（一）供货者证照与合格证明文件须逐批对应

实践中，较为常见的做法是在供货者准入时收取一次营业执照和许可证复印件，此后不再逐次核对。该做法仅完成了查验义务的一部分。法律要求经营者查验的材料包括供货者的许可证以及该批次食品对应的合格证明文件，两者的证明对象并不相同。

许可证证明的是供货者的经营资格。食品经营许可证的有效期为五年，有效期届满未延续的，经营者此后的采购即缺乏资质依据。如皋案中的许可证已过有效期十一个月，期间始终未被发现。经营者宜为每一家供货者建立资质登记，载明许可证编号、许可范围、有效期起止日期及发证机关，在有效期届满前提示续期，未能续期的暂停采购。

合格证明文件证明的是特定批次食品的质量状况。许可证可在有效期内持续使用，合格证明文件则仅对应单一批次，经营者应当在每次进货时逐批核对。供货者出具的产品合格证、第三方检验机构出具的检验报告、进口食品的入境货物检验检疫证明，以及食用农产品的产地证明或者承诺达标合格证，均可作为合格证明文件，前提是能够与所购批次相互对应。

上述核对要求宜通过采购合同予以固定。合同可以约定供货者每批随货提供与批号对应的合格证明文件，证明文件与货物不符或者无法提供的，经营者有权拒收、退货；供货者许可证有效期届满未延续的，应当提前书面告知经营者。经营者据此要求供货者补充材料具有合同依据，发生争议时亦可据以向供货者追偿。

进货查验记录的功能在于追溯。记录应当如实载明食品的名称、规格、数量、生产日期或者生产批号、保质期、进货日期以及供货者名称、地址、联系方式等内容，相关凭证应当保存至产品保质期满后六个月，没有明确保质期的，保存期限不得少于二年。如皋案的送货单将日期填入名称栏，批号栏空白，抽检结论作出后，该超市已无法证明不合格食品所属的批次。食品生产企业采购原料的，查验要求基本相同，对无法提供合格证明文件的食品原料，还应当按照食品安全标准进行检验。

（二）检验报告须在批号、规格、标准版本和检验项目上对应本批货物

我们在审核检验报告时，首先核对样品来源、批号、判定依据和检验项目，最后审查检验结论。检验报告通常注明“本报告仅对来样负责”，检验机构若未参与抽样，仅对送检样品出具结论。因此，检验报告能够证明送检样品合格，但不能当然证明整批食品合格，经营者通过核对，目的是确认报告对应的是本次采购的批次，建立证据链条。

核对应当涵盖四项内容。批号或者生产日期应当属于所购批次，实践中常见批号栏记载为“---”“见包装”或者空白的情形。产品名称与规格应当与所购食品一致，如皋案中的合格证即在规格一项存在缺陷。判定依据应当为食品生产时有效的标准版本，依据已被替代的旧版标准判定合格的报告，按现行标准未必合格。检验项目应当涵盖涉案不合格指标，报告未检测酸价项目的，即便结论为合格，亦不能证明涉案批次的酸价符合标准。

出厂检验报告尤其容易被误用。生产企业逐批进行的出厂检验仅针对产品标准规定的出厂检验项目，检验项目少于型式检验，不能据以证明产品全项合格。经营者需要全项检验结论的，应当要求供货者提供型式检验报告或者委托检验报告，并核对其中是否涵盖所需指标。

“未检出”的含义同样容易被误读。“未检出”表示检测结果低于该检测方法的检出限，同一样品采用灵敏度更高的方法检测，可能检出相应物质，尤其是同一检测项目存在多种检测方法的情况下，因此不能据以宣传产品“不含”该物质。复印件载明报告编号、可以查证原件并能够对应所购批次的，一般可以使用；出具时间较早的报告，通常难以与保质期内的批次相对应；仅有单页结果、缺少样品信息和判定依据的，在形式上即不完整。

收到抽检不合格结论后，经营者应当判断是否申请复检。对检验结论有异议的，可以自收到检验结论之日起七个工作日内申请复检，复检机构与初检机构不得为同一机构，复检结论为最终检验结论。复检和异议期间，经营者仍应履行封存、暂停经营、召回等义务，不得以申请复检为由拖延处置。与此同时，经营者应当及时整理涉案批次的供货者证照、合格证明文件和进货查验记录，上述材料既用于主张免予处罚或者首违不罚，也可能在后续惩罚性赔偿诉讼中作为抗辩证据。

进货查验三项内容均属于法定必须落实的义务，仅落地推进节奏存在差别。供货者资质台账可以较快梳理更新；逐批核验合格证明文件，需要调整采购流程，提前和供应商约定随货交付资料；若历史批次凭证缺失，经营者应当及时向供货方追索补取合格证明、资质文件作为补救。但进货查验义务要求在收货当时完成核验与记录，事后补索的材料仅可用于追溯来源，不能等同于进货时已履行查验义务；已销售完毕的历史批次，原始记录无法回溯还原。

企业可结合风险安排推进顺序：近期有监管检查的，优先完善资质台账和查验记录，以备现场核查；新增、更换供货渠道的，优先做好新批次合格证明核验，新增风险大多来自新供货主体。

在代理食品经营者的行政处罚与惩罚性赔偿案件时，我们梳理处罚文书或起诉材料后，再深入核查进货查验证据。案件能否争取免罚、抗辩十倍赔偿，并非事发之后才决定，采购环节留存的、与涉案批次匹配的资料，是抗辩成败的关键。